Mai 2024

Anonymisierung von Datensätzen

Die Anonymisierung von Datensätzen kann am Ende eines Verfahrens durchgeführt werden. Die Anoymisierung ist im Vergleich zum Löschen von Datensätzen dann sinnvoll, wenn Sie z. B. statistische Auswertungen auch nach Abschluss eines Verfahrens durchführen möchten.

Wer kann die Anonymisierungsfunktion nutzen

• Mandant-Administratoren
• Formular-Administratoren

Anonymisierungsfunktion nicht verwechseln mit eingschränkten Datenansichten

• Die Anonymisierungsfunktion löscht Daten mit Personenbezug unwiderruflich!
• Die Funktion sollte nicht mit Situationen verwechselt werden, in denen bestimmte Daten gezielt nicht für Gutachter freigegeben werden sollen. In solchen Fällen wird der Zugriff über speziell eingerichtete Datenansichten/ Karteireiter und Berechtigungen gesteuert.

Kurzanleitung zur Anonymisierung der Datensätzen

Der erste Schritt bei der Anonymisierung von Datensätzen setzt bereits bei der Erstellung des Formulars an: Bei der Einrichtung eines Formulars können Sie festlegen, welche Formularfelder personenbezogene Daten enthalten (z. B. Namen, Geburtsdatum, etc.).

1. Im Menüpunkt Formulare
2. Layout bearbeiten
3. Formularfeld auswählen
4. “Enthält personenbezogene Daten” markieren
5. Änderungen speichern

Sind die Felder mit personenbezogenen Daten definiert, können die gewünschten Datensätze am Ende eines Verfahrens über die Datenansicht/ Karteireiter anonymisiert werden.

Anonymisierung durchführen

1. Auf Menüpunkt Daten
2. Datenansichten
3. Formular auswählen
4. Datensatz markieren
5. Auf Aktionen gehen
6. Anonymisierung anklicken

1. Überprüfen Sie die Anzahl der Datensätze und die Felder, die anonymisiert werden sollen und auf “Weiter” anklicken.
2. Hier haben Sie die Möglichkeit, ein Label zur Kennzeichnung der anonymisierten Datensätze auszuwählen.
3. Lesen Sie die Hinweise zur Anonymisierung und aktivieren Sie den Kippschalter „Anonymisierung freigeben“.
4. „Anonymisierung starten“ aktiviert die Anonymisierung (die nicht mehr rückgängig gemacht werden kann)

---

Geschlecht" kein personenbezogenes Merkmal

Ohne weitere identifizierende Angaben wie Name oder Geburtsdatum gilt der Geschlechtseintrag nicht als personenbezogenes Datum und muss daher nicht anonymisiert werden.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare lebende Person beziehen. Verschiedene Teilinformationen, die gemeinsam zur Identifizierung einer bestimmten Person führen können, stellen ebenfalls personenbezogene Daten dar. Quelle