Okt 2024

Unterschied zwischen Anonymisierung, Massenbearbeitung und Löschung

Im Rahmen der Verwaltung von Bewerberdatensätzen gibt es verschiedene Möglichkeiten, Daten zu bearbeiten, zu anonymisieren oder dauerhaft zu löschen. Wir geben einen Überblick über die Funktionen und deren Eignung.

Zusammenfassung

• Massenbearbeitung: Aktualisierung einzelner Datenfelder in mehreren Datensätzen.
• Anonymisierung: Entfernung personenbezogener Daten für langfristige, datenschutzkonforme Aufbewahrung.
• Löschfrist: Vollständige Löschung von Datensätzen nach Ablauf der definierten Frist.

1. Was ist die Massenbearbeitung und wofür eignet sie sich?

Massenbearbeitung ist eine Funktion, die es ermöglicht, ein bestimmtes Datenfeld in mehreren Bewerberdatensätzen gleichzeitig zu überschreiben.

• Funktion:

  • Einzelne Datenfelder können in mehreren Datensätzen gleichzeitig aktualisiert oder überschrieben werden.
  • Die Funktion ist nicht geeignet zur Anonymisierung von Datensätzen.

• Eignung:

  • Wenn ein Feld in mehreren Datensätzen gleichzeitig geändert werden sollen ist die Massenaktualisierungen ideal

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2. Was ist die Anonymisierung und wann ist sie sinnvoll?

Die Verwendung der Anonymisierungsfunktion haben wir im Mai 2024 Newsletter detailliert beschrieben.

Anonymisierung löscht personenbezogene Daten in ausgewählten Bewerberdatensätzen. Diese Daten wurden im Vorfeld als personenbezogen markiert und werden durch diesen Prozess unwiderruflich entfernt. Der Bezug zum Nutzerkonto wird aufgehoben . Das Nutzerkonto selbst bleibt jedoch erhalten: Der ursprüngliche Datensatzinhaber kann sich zwar einloggen, sein mittlerweile anonymisierter Datensatz ist jedoch nicht mehr vorhanden.

• Funktion:

  • Löscht alle als personenbezogen markierten Felder in den ausgewählten Datensätzen
  • Nicht umkehrbar: Nach der Anonymisierung kann der Vorgang nicht rückgängig gemacht werden.
  • Der Bezug zum ursprünglichen Nutzerkonto wird aufgehoben, das Konto selbst bleibt bestehen.

• Eignung:

  • Nützlich zur langfristigen Aufbewahrung von Bewerberdatensätzen für statistische Zwecke, bei denen keine personenbezogenen Daten mehr erforderlich sind.
  • Diese Funktion ermöglicht die Aufbewahrung von Datensätzen über die Löschfrist hinaus, da keine personenbezogenen Daten mehr vorhanden sind.

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3. Was ist die Löschfrist und wie funktioniert sie?

Die Löschfrist ist eine Funktion zur Definition und Einhaltung von Löschpflichten für Bewerberdatensätze, die personenbezogene Daten enthalten.

• Funktion:

  • Definiert eine Frist, nach deren Ablauf personenbezogene Bewerberdaten gelöscht werden müssen.
  • Bei Erreichen der Löschfrist wird ein Mitarbeitender über die zu löschenden Datensätze informiert.
  • Nach Ausführung werden die entsprechenden Bewerberdatensätze vollständig aus dem System entfernt.
  • Das Nutzerkonto selbst bleibt dabei erhalten.

• Eignung:

  • Diese Funktion ist ideal, wenn Bewerberdaten weder in anonymisierter noch in einer anderen Form im System benötigt werden.
  • Löschregeln können auch als Erinnerungsfunktion für die rechtzeitige Anonymisierung genutzt werden, falls Datensätze für statistische Zwecke aufbewahrt werden sollen (siehe Punkt 2).

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Öffentliches Formular: Zugriff auf Link zur Bewerbung ohne verknüpften Konto

Wer kann darauf zugreifen?

• Mandant- und Formular-Admins
• Benutzer mit der entsprechenden Berechtigung in der Karteireiter-Konfiguration

Für die Bearbeitung und Abgabe offener Formulare ist keine Registrierung des Bewerbers erforderlich. Da der Bewerber kein Benutzerkonto hat, kann er nur auf seine Bewerbung zugreifen, indem er den genauen Link zu seiner Bewerbung aufruft. Falls die Bewerber diesen Link nicht selbst abgespeichert haben, können nun Mitarbeiter auf diesen Link zugreifen und den Bewerbern diesen bei Bedarf mitteilen.

Wo können Sie den Bearbeitungslink finden?

Der Link wird in der Bewerbungsansicht für Mandanten und Formularadministratoren angezeigt:

So geben Sie dieses Recht an Mitarbeiter ohne Admin-Rechte

Um diesen Link auch für Mitarbeiter ohne Formularadministratorrechte zugänglich zu machen, können Sie dies in der Konfiguration der Zugriffsrechte im Karteireiter tun:

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Anpassbare Benachrichtigungs-E-Mails bei Workflow-Statusänderungen

Wer darf diese Benachrichtigungen konfigurieren?

• Mandant- und Formular-Admins

Im Menüpunkt „Daten“ lassen sich einzelne Mitarbeitende und definierte Gruppen so konfigurieren, dass sie automatisch benachrichtigt werden, sobald einem Datensatz oder einer Bewerbung ein spezifischer Status zugewiesen wird.

Die Benachrichtigung kann nun einen individuellen Text enthalten, der von Personen mit Formular-Administrationsrechten konfiguriert werden kann.

Benachrichtigungen über Workflow-Statusänderungen können sowohl für Mitarbeiter als auch für die Formularausfüllenden/Bewerber separat konfiguriert werden

Einrichten von angepassten Benachrichtigungen für Workflow-Status

Zur Erstellung individueller Benachrichtigungen für Mitarbeitende oder Bewerbende bei Statusänderungen sind die folgenden Schritte erforderlich:

1. Unter Menüpunkt Daten
2. Basismodus deaktivieren
3. Auf das Symbol Workflows gehen
4. Workflow auswählen
5. Wechseln Sie auf die Registerkarte "Zustände/Status"
6. Klicken Sie auf den Workflow-Status

Die nächsten Schritte variieren, je nachdem, ob Sie Mitarbeitende oder Formularausfüllende benachrichtigen möchten.

Benachrichtigungen über den Workflow-Status für Mitarbeiter konfigurieren

(Für Statusbenachrichtigungen an die Formularausfüllenden, folgen Sie den Schritten im entsprechenden Abschnitt unten)

1. Nach unten scrollen und "Angepasster Text" für Mitarbeiter aktivieren

1. Zum Abschnitt „Angepasster Text“ gehen
2. Im Bereich "Mitarbeiter" können Sie den Betreff und die Nachricht sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch definieren
3. Auf Speichern gehen

Diese Benachrichtigungen sind mit Workflows verknüpft, die bei jeder Statusänderung einer Bewerbung eine Nachricht versenden. Die Mitarbeiter erhalten u. U. mehrere Benachrichtigungen - eine pro Datensatz/ Bewerbung.

Benachrichtigungen über den Workflow-Status für die Formularausfüller/Bewerber konfigurieren

(Befolgen Sie für die ersten Schritte 1 bis 6 bitte die obige Anleitung.)

1. Um Bewerber über einen Status zu informieren, muss der Status auch für sie sichtbar sein. Dazu muss ein Titel für die Formularausfüllenden eingegeben werden.
2. Nach unten scrollen und den "Angepasster Text" für Accounteigentümer aktivieren

1. Zum Abschnitt „Angepasster Text“ gehen
2. Im Bereich "Accountbesitzer" können Sie den Betreff und die Nachricht sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch definieren
3. Auf Speichern gehen