Nov/Dez 2024

Labels und Workflows – zwei Konzepte mit unterschiedlichen Stärken

Zusammenfassung

Labels und Workflows bieten unterschiedliche Stärken, die sich gezielt einsetzen lassen.

• Soll eine große Menge an Datensätzen oder Bewerbungen kategorisiert werden, sind Labels ideal. Sie ermöglichen eine flexible Unterteilung in Teilmengen und rücken weniger den individuellen Datensatz als vielmehr die Teilmenge, in dem sich ein Datensatz befindet, in den Fokus.
• Steht hingegen der einzelne Datensatz oder die Bearbeitung eines Vorgangs im Zeitverlauf im Mittelpunkt, ist der Einsatz von Workflows eine gute Wahl.

Dabei handelt es sich nicht um eine „Entweder-oder“-Entscheidung: Beide Konzepte lassen sich kombinieren, um die Stärken beider Ansätze zu nutzen.

Im Folgenden betrachten wir die Eigenschaften von Labels und Workflows im Detail, damit Sie entscheiden können, welche Methode für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist.

Workflows

Workflows zeichnen sich durch fünf zentrale Eigenschaften aus:

1. Information an Formularausfüllende: Workflows können ihren Status auch gegenüber Formularausfüllenden kommunizieren.
2. Automatische Benachrichtigungen: Personen können bei Statusänderungen automatisiert informiert werden.
3. Protokollierung von Statusübergängen: Diese erlaubt die Berechnung und Analyse von Durchlaufzeiten.
4. Integration in Wenn-Dann-Bedingungen: Workflows können als Steuerungselement in dynamischen Formularen dienen.
5. Berechtigungen spielen bei Workflows eine größere Rolle als bei Labels.

Interne und öffentliche Signalisierung

Ein Workflow besteht aus mehreren Status. Status mit rein interner Titel wirken ausschließlich innerhalb des Systems. Besitzt ein Status jedoch eine öffentliche Bezeichnung, wird diese dem Formularausfüllenden automatisch angezeigt, sobald er sich in seinen Account einloggt.

Automatische Benachrichtigungen bei Statusänderungen

Die automatische Benachrichtigung bei Statusänderungen kann individuell für interne Mitarbeitende und externe Nutzer konfiguriert werden. Ist diese Funktion aktiviert, erhält die jeweilige Person eine E-Mail, die über die Änderung informiert. Diese Benachrichtigung kann auch individuell angepasst werden und weitere Infos zu dieser Funktion finden Sie in unserem Artikel aus dem Oktober-Newsletter.

Durchlaufzeiten

Alle Statusübergänge eines Workflows werden protokolliert, sodass Durchlaufzeiten berechnet und visualisiert werden können. Die derzeit noch rudimentäre Anzeige wird in Zukunft weiterentwickelt.

Workflows in dynamischen Formularen

Workflows können als Steuerungselement in dynamischen Formularen (Wenn-Dann-Formulare) eingesetzt werden.

Beispiel:

• Ein Formular besteht aus den Teilen FT1, FT2, FT3 und FT4.
• Wenn in FT1 im Feld F1 die Option „Ja“ ausgewählt wird, erscheinen FT3 und FT4, aber nicht FT2.
• Wird „Nein“ ausgewählt, sollen FT2 und FT4 ausgefüllt werden.
• Ein Workflow-Status kann ebenfalls als Weiche dienen: Wenn z. B. eine Bewerbung den Status „intern geprüft“ hat, wird automatisch ein zusätzlicher Formularteil eingeblendet.

Berechtigungen

Workflows bieten detaillierte Konfigurationsmöglichkeiten für Berechtigungen. So kann festgelegt werden, welche Nutzergruppen bestimmte Statusübergänge vornehmen dürfen.

Beispiel:
- User A darf den Status von „unbearbeitet“ zu „in Bearbeitung“ ändern und zurück sowie von „fertig bearbeitet“ zurück zu „in Bearbeitung“.
- User B darf „fertig bearbeitet“ auf „abgelehnt“ oder „zugelassen“ setzen und diese Zustände wieder zurückführen.

Beide Nutzer müssen zusammenarbeiten, um Bewerbungen in eine Endposition wie „abgelehnt“ oder „zugelassen“ zu überführen.

Labels

Labels bieten besondere Flexibilität:
Ein einzelner Datensatz kann mehrere Labels gleichzeitig besitzen, was Workflows nicht ermöglichen. Pro Workflow kann ein Datensatz stets nur einen Status haben.

Die Verwaltung bleibt bei Labels auch mit vielen Zuordnungen effizient. Ein Datensatz mit beispielsweise 15 Labels lässt sich weiterhin übersichtlich handhaben. Bei Workflows gilt dies nur eingeschränkt. Es lassen sich zwar mehrere Workflows hinterlegen, aber mit steigender Anzahl verlieren sie an Praktikabilität.

Fazit

Labels und Workflows erfüllen unterschiedliche Zwecke und können je nach Szenario separat oder in Kombination verwendet werden. Während Labels durch ihre Flexibilität bei der Kategorisierung punkten, überzeugen Workflows mit ihrer strukturierten Bearbeitung und Nachvollziehbarkeit.